Es difícil abrir un periódico y sentirse decepcionado por el estado actual de la geopolítica. Desde las tarifas comerciales que afectan a los mercados globales hasta las crecientes interrupciones sobre las regiones de las reglas de conflicto y inmigración armados, los viajes se están convirtiendo en un negocio cada vez más peligroso.
“Lo que es particularmente desafiante en 2025 es que incluso las regiones consideradas históricamente estables ahora presentan desafíos impredecibles, que van desde inquietudes sociales repentinas hasta empeoramiento de la infraestructura de atención médica”.
Y aunque el tráfico aéreo europeo ha demostrado ser resistente ante la incertidumbre, Wood dijo que el sentimiento de viajes corporativos es “notablemente cauteloso”.
“Fuera de las consideraciones de las personas puras, la fragmentación de entornos operativos tradicionalmente estables y predecibles hace que las organizaciones encuentren difícil una planificación a largo plazo”, agrega. “Debido a la nueva entrada al mercado, las nuevas cadenas de suministro y los nuevos destinos de viaje se han vuelto más difíciles porque necesitamos poder predecir diferentes riesgos”.
De hecho, dado el ritmo actual del cambio geopolítico, las evaluaciones de riesgos se están volviendo cada vez más difíciles. La mayoría (84%) muestra que la volatilidad geopolítica está complicando su trabajo, según una encuesta de 80 gerentes de viajes en el show de viajes de negocios del Grupo BTN el mes pasado.
Además, el 30% dijo que las organizaciones actualmente viajan menos, mientras que el 57% informó que sus volúmenes de viaje permanecen sin cambios, mientras que el 13% informó que viajaba debido a cambios en la geopolítica. Las encuestas posteriores encontraron que el 68% de los compradores informaron que no hubo cambios en los destinos a los que sus empleados viajaban. La continuidad del negocio sigue siendo un objetivo central.
Bex Deadman, cofundador de Travel Risk Academy, ofrece educación y capacitación en línea con el estándar de riesgo de viaje ISO 31030, pero la mayoría de las empresas aún tratan la gestión de riesgos de viaje como un ejercicio de cajas de tickbox.
“Están implementando una política, pero nadie está probando esto”, dice ella. “Nadie llevará esto al siguiente nivel a menos que estén en una crisis. Es entonces cuando se dan cuenta de que no tienen todo lo que necesitan. Ese es el desencadenante”, explica Deadman, y agrega que muchos gerentes de viajes no tienen la visibilidad total del programa en términos de riesgo de viaje.
“Las grandes empresas generalmente tienen compañías globales de gestión de viajes, compañías de seguros globales y compañías de apoyo global. La mayoría de las veces (gerentes de viajes) tienen una relación con TMC, y alguien más tiene una relación con la compañía de seguros.” La realidad es que el 60-70% de las empresas no optimizan sus programas como deberían “.
El riesgo de multas y daños de reputación es una de las fuerzas impulsoras más grandes para obtener la gestión del riesgo de viaje en la mesa de los ejecutivos. “
La introducción de los estándares de riesgo de viaje ISO 31030 de 2021 ha sido “niveladores” para muchas organizaciones y obligó a la industria a “ver debajo del capó”, dice Deadman. Esto incluye orientación sobre el desarrollo de políticas y programas, evaluación de riesgos y estrategias de prevención y mitigación. “Algunas organizaciones están muy bien con eso, mientras que otras no lo hacen muy bien, otras ni siquiera están en una escala”.
Con una lista creciente de expertos en gestión de riesgos, TMC ofrece nuevos servicios para ayudar a las empresas a administrar mejor los riesgos de viaje.
Key Travel, una compañía de gestión de viajes con sede en el Reino Unido que sirve al sector sin fines de lucro, recientemente introdujo un marco de evaluación de riesgos de viaje que establece que proporcionará a los clientes una puntuación de “preparación” en línea con los estándares ISO basados en viajes, durante las calificaciones posteriores a la tripulación. Según el gerente de producto del grupo, Bruce Teatheredge, a la mayoría de los clientes todavía se preocupan principalmente por los riesgos durante el viaje.
“Soy un poco más consciente de los viajes previos, pero dependiendo de la organización, soy menos consciente de ello después del viaje”, dijo, y agregó que la mayoría de los clientes de TMC no confían en el apoyo de terceros dedicado para la gestión de riesgos de viaje.
Mientras tanto, Travelperk, con sede en Barcelona, en junio se asoció con el proveedor de seguros Battleface para proporcionar a los clientes en el Reino Unido y Europa un seguro para problemas médicos inesperados y pérdida de equipaje.
TMC estableció recientemente un equipo interno de interrupción de viajes en respuesta a la volatilidad geopolítica y al aumento de la ansiedad pública. “Pero estamos trabajando con todo tipo de interrupción”, dice Vicki Williams, gerente de país del Reino Unido e Irlanda en Travelperk.
El poderoso equipo de 20 incluye agentes dedicados y consultores de viajes de negocios, y pronosticadores meteorológicos. Williams permite a las compañías de gestión de viajes “estirar las capacidades de sus equipos de atención al cliente con anticipación” y “comunicarse activamente con los clientes”.
Mayor complejidad
Las políticas de inmigración en evolución agregan una nueva capa de complejidad a los viajes de negocios. International SOS Timber dijo que la reintroducción de restricciones de viaje a los Estados Unidos bajo el presidente Trump “estimuló la atención de los clientes, particularmente con respecto a los retrasos en las visas, la detención del aeropuerto y las interrupciones del itinerario de última hora”.
El Deadman fue un paso más allá y dijo que el cumplimiento de los inmigrantes era un “gran problema”. Ella continúa: “Probablemente sea una de las fuerzas impulsoras más grandes para obtener la gestión de riesgos de viaje en la mesa frente a los ejecutivos, debido al riesgo de multas y daños a la reputación”.
La ciberseguridad y la protección de datos son otra área que ha atraído la atención “crítica”. “Los viajeros son siempre el vínculo más débil en los programas de ciberseguridad”, dice Deadman. “Porque se conectan al aeropuerto y descargan cosas en el hotel”.
No queremos que los turistas se inundan la información, pero queremos que tengan la información correcta “.
¿Cómo responden las empresas?
Ejecutivos de GE VERNOVA – Viajes, conferencias, flota y Bernadette Basterfield dicen que la seguridad de los viajeros ahora es una prioridad. “Llevamos muchas manos con nosotros en seguridad porque sabemos que las personas dejan piste (y libros en persona)”, dijo durante un panel de discusión en un show de viaje de negocios en junio. “Algunas políticas de viaje podrían decir: ‘Ok, si lo encuentras barato en línea, resérrelo’, pero en el mundo de hoy, ese no es el caso”, agregó.
En octubre pasado, GE Vernova introdujo nuevos controles de políticas que requieren que los viajeros carguen itinerarios al sistema de la compañía si reservan directamente con un proveedor “Mírate”.
El equipo de viajes también revisa activamente los datos de costos para identificar a los viajeros que reservan en persona. Estos viajeros recibirán un mensaje de C-Suite que le notifica que están violando las políticas de la compañía.
Además, la compañía ha desarrollado un mensaje seguro “OFF Program”. El fuera del radar ‘se comparte en las reuniones del Ayuntamiento. “Estamos haciendo un elemento difícil y suave para la seguridad de los viajeros, y está funcionando”, dijo Busterfield.
Apretado de las políticas de viaje
Jennifer Legittino, Gerente de Viajes y Gastos Globales de Enerpac, una herramienta industrial y proveedor de servicios, ha aumentado la comunicación con los viajeros en los últimos 12 meses. Esto ha trabajado más estrechamente con el proveedor de servicios de inmigración de la compañía y los socios de la obligación de atención de la compañía para proporcionar a los viajeros información sobre los tiempos de procesamiento de visas extendidos y los asesoramiento específicos para el destino sobre seguridad y seguridad.
“No quiero inundar información (los viajeros), pero quiero que tengan la información correcta”, dice Regittino. Las colaboraciones internas en los viajes de la empresa, la TI y la seguridad también están aumentando. Letigino dice que ayudó a “botón” el programa de viajes.
Con sede en Milwaukee, Enerpac opera en más de 20 países, incluidas las pesadas presencias en Medio Oriente y Europa.
Incluso antes de nosotros, se anunciaron restricciones de viaje, con el creciente escrutinio de los documentos de viaje en Borders, la compañía “ha implementado un proceso de aprobación de viajes para comprender mejor el momento de las cosas y ver lo que realmente hace nuestro departamento de seguridad”, explica.
ENERPAC también ofrece a los viajeros computadoras portátiles fregadas para mitigar los ataques cibernéticos y la información confidencial filtrada mientras los viajeros están en las calles. “También lo hemos hecho en nuestros teléfonos móviles. Si las personas viajan al extranjero o van a un área de mayor riesgo, no queremos usar la computadora de una empresa”, dice Legittino.
Ella depende en gran medida de las tareas del proveedor de atención y extraerá los datos de viajes directamente de la herramienta de reserva en línea de la compañía para mejorar las aplicaciones de seguimiento de los viajeros y los servicios de respuesta a emergencias.
“El riesgo y la seguridad son nuestra prioridad número uno, y los costos son definitivamente secundarios”, dice, enfatizando la importancia de mantenerse informado. “Mientras pueda confiar en los proveedores, creo que solo estoy prestando atención a las noticias porque las cosas están cambiando muy rápido, y la comunicación no sale lo suficientemente rápido (eso es importante).
Estudios de casos: Invertir en nuevas herramientas, tecnologías y socios
El gerente de viajes de la compañía farmacéutica con sede en Canadá dijo que habló con BTN Europa bajo condición de anonimato. Confían en las compañías de gestión de viajes para ayudar con el apoyo a la gestión de riesgos y sienten que ahora están “pasados por alto”.
Un viaje regular a Israel, “Se toman muchas decisiones estratégicas” en los sitios estratégicos de India y México, la huella de Europa y los Emiratos Árabes Unidos, y “muchas decisiones estratégicas se toman” es la mejor en seguridad y seguridad de los viajeros.
“Mis prioridades son asegurarme de que mis viajeros me cuiden, sienten que tienen una copia de seguridad y que alguien se comunicará con ellos (si es necesario). Pero no hay apoyo de (mi actual) TMC”, dijeron.
“Queríamos que TMC fuera proactivo, pero cada vez (hay escenarios de riesgo potenciales) tuve que comunicarme.
“En cambio, tengo que extraer manualmente los informes (reservas de viajes). A veces me comunico con los viajeros con consejos y asciendas de seguro para recaudar fondos.
Debido a esta falta de apoyo, los gerentes de viajes ahora han lanzado TMC RFP con el objetivo de consolidar los programas de viaje en una sola plataforma de reserva en línea. El enfoque aquí es la tecnología, no los servicios, dijeron, “porque la expectativa del CEO es que los viajeros reservan en línea. Si está llamando a un agente, no es capaz o TMC no ofrece lo correcto”.
Además de esto, la compañía está actualmente involucrada en los ejercicios de adquisición del primer socio de la compañía, un socio global de gestión de riesgos, que fue un resultado directo de las crecientes tensiones geopolíticas.
Con sitios estratégicos en áreas de alto riesgo, este gerente de viajes espera que las “herramientas apropiadas” combinadas con los sistemas existentes ayuden a promover el cumplimiento de la reserva y mejorar las obligaciones de atención.
“Para reducir el riesgo, no tengo una plataforma (actualmente), por lo que depende de tener las herramientas y la tecnología adecuadas para garantizar que todos los viajeros estén utilizando el sistema … (y) para asegurarse de que puedan continuar trabajando de manera segura”, dijo el gerente de viajes. “Nuestros viajeros tienen el derecho de sentirse seguros. Debido a los riesgos geopolíticos, esta RFP optimizará las experiencias de viaje que tiene la compañía”.
